Não é preciso trabalhar em uma grande empresa para ser gestor de projetos. Ver as suas empreitadas como projetos ajuda bastante a gerenciar, identificar riscos e, principalmente, realizar os seus anseios.
Um dos grandes desafios do gestor de projetos atual é a centralização das informações. Claro, existem outros fatores bem complicados, como a gestão do tempo, dos custos e do escopo. Mas as informações são fundamentais para executar alguma ação com maestria.
Já parou para pensar quanto tempo você já investiu procurando algum dado durante um projeto? Reunindo comprovantes de uma viagem a trabalho? Buscando trocas de e-mails com o seu cliente sobre o projeto em questão?
Pois bem – algumas ferramentas digitais podem ajudar bastante a centralizar e organizar informações. No artigo de hoje, quero trazer um pouco da aplicabilidade do Evernote para gestor de projetos. A ferramenta ajuda bastante a armazenar, gerenciar e encontrar dados relevantes para os seus projetos.
O artigo de hoje está dividido em três partes:
- Vou começar falando, de forma geral, sobre gestão de projetos dentro do Evernote para Macs.
- Depois, vou mostrar algumas funcionalidades exclusivas para Windows. Afinal, os principais softwares que um gestor de projetos usa, como o Microsoft Project, ainda são exclusivos de Windows.
- Por fim, quero discutir um pouco a mobilidade em gestão de projetos, mostrando como funciona na prática com o Evernote para Android.
Como o gestor de projetos organiza dados com o Evernote?
Eu tenho uma estrutura muito particular para gerenciar os meus projetos no Evernote. O aplicativo tem três formas, entre várias outras, de organizar os seus dados:
- A unidade básica do Evernote é a nota. Pense nela como um arquivo do Word ou como uma pasta do seu computador. Dentro de uma nota você pode armazenar textos, áudios, vídeos, imagens e arquivos em geral.
- Para organizar as suas notas, o Evernote permite a criação de cadernos. Cada caderno é a junção de várias notas.
- E, por fim, para ajudar a catalogar suas notas, você também pode criar etiquetas (ou tags).
Costumo usar essa estrutura a meu favor da seguinte maneira:
- Tenho um caderno específico para meus projetos. Chamo ele de “Projetos”, para ajudar a encontrar com facilidade no meio das outras notas.
- Para cada projeto que crio, faço uma nova etiqueta. Para exemplificar nesse artigo, vou usar a etiqueta “Projeto Demo”.
- Por fim, crio as notas com minhas informações dentro do caderno “Projetos”, com a etiqueta “Projeto Demo”.
No GIF abaixo eu mostro como isso fica organizado no Evernote para Mac. No canto direito está a tag “Projeto Demo”. Na esquerda, mostro todas as notas ligadas a essa etiqueta.
Perceba que consigo armazenar diversos tipos de informação dentro de uma tag de projeto:
- Arquivos em PDF, como e-books e documentos;
- Comprovantes de pagamento ou depósito. Posso fotografar um comprovante e subir instantaneamente para o Evernote;
- Artigos relevantes da Web que capturei com o Evernote Web Clipper;
- Imagens ilustrativas ou fotos relevantes para o projeto, entre outras informações.
Para guardar esses projetos dentro do Evernote, basta criar uma nota. Posso colocar o título que eu preferir. No caso abaixo, vamos supor que quero fazer uma análise de comprovantes de pagamento. Para isso, joguei os comprovantes dentro da nota e dei um título.
Agora vem uma etapa importante. Coloquei a nota dentro do caderno “Projetos” e coloquei a etiqueta “Projeto Demo”. A organização só dará certo se você seguir esses passos!
Uma vez criada a nota, ele estará disponível dentro da página da etiqueta “Projeto Demo”, junto das outras anotações e documentos. Veja como fica:
Outra vantagem do Evernote é o trabalho com múltiplos projetos. Como uso uma etiqueta para cada projeto, consigo alternar com facilidade entre vários. No exemplo abaixo mostro isso na prática. No campo de pesquisa, procuro pelo projeto CBG. Ali estarão todas as 86 notas relacionadas. Para voltar ao “Projeto Demo”, basta pesquisar pelo termo e pronto – consigo voltar às anotações anteriores. Dica bastante prática para o gestor de projetos que lida com múltiplas frentes (ou que gerencia portfólios e programas).
Evernote no Windows traz facilidade ao gestor de projetos
Como citei anteriormente, a gestão de projetos corporativa costuma trabalhar mais com PCs, por conta do software Microsoft Project – uma marca fortíssima entre os gerentes profissionais.
A versão de PC do Evernote traz recursos bastante interessantes ao gestor de projetos. A interface dele é bastante parecida com a da versão Mac. Ela possui alguns recursos adicionais interessantes, como a marcação de notas com cores.
Outro recurso bem prático (disponível em todas as plataformas) é a inserção das tags dos seus projetos entre os atalhos do Evernote. Essa dica será muito útil para uso no seu smartphone. É bem fácil colocar as notas ou etiquetas entre seus atalhos. Basta clicar com o botão direito e clicar em “Adicionar a atalhos”. Fazendo isso, sua etiqueta estará entre os atalhos – levando consigo a cor que escolhemos anteriormente.
Evernote no celular para o gestor de projetos: informações em um clique
Se você colocar as suas anotações ou etiquetas entre seus atalhos, elas também aparecerão nos atalhos do seu celular. Isso pode ser bastante útil para o gestor de projetos: se você precisa de uma informação rapidamente, basta abrir o seu Evernote mobile e as informações estarão no campo de atalhos.
Além de te ajudar a armazenar dados com rapidez, o Evernote deixa suas informações, literalmente, na palma da mão. Muito útil para reuniões rápidas ou informais, ou até para ter seus dados por perto ao conversar com um gestor ou diretor.
Antes de contar com as suas notas entre os atalhos, recomendo fortemente sincronizar seu Evernote no celular. Isso garantirá a presença dos seus dados no celular:
Depois de sincronizar, basta clicar no menu (no canto esquerdo da tela) e selecionar “Atalhos”. Nosso “Projeto Demo” estará lá, entre os outros dados importantes.
Que tal gerenciar seus projetos com Evernote?
Um gestor de projetos profissional precisa ter seus dados organizados e fáceis de serem encontrados. Espero que, com essas dicas, você consiga armazenar melhor os dados durante seus projetos.
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dicas do Mauricio Aizawa publicadas aqui
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