Embora existam muitas técnicas e métodos para otimizar o tempo e aumentar a produtividade, poucos são tão fáceis de utilizar como a Técnica Pomodoro. Esta técnica foi inventada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 80 e atualmente existem muitas pessoas que se beneficiam quando a utilizam em suas vidas.
Muitas vezes começamos um projeto com grande entusiasmo, mas mesmo antes de finalizá-lo percebemos que estamos caminhando para o fracasso. Na maioria dos casos isso ocorre devido a uma falta de planejamento, ou seja, à falta de organização nas tarefas que realizamos e à falta de tempo para executá-las.
Este método serve para otimizar a gestão do tempo; por esta razão, a ferramenta principal é fazer uso de um cronômetro. O trabalho ocorre em períodos chamados de “Pomodoros”. Cada pomodoro é equivalente a 25 minutos de trabalho ininterruptos e 5 minutos de descanso.
A base científica
Esta técnica tem uma base científica. Alguns estudos confirmam que o cérebro humano consegue permanecer concentrado por um período que, em média, é de 25 minutos. Depois desse tempo o cérebro se desconecta, fica disperso e o seu desempenho diminui significativamente.
O objetivo desse recesso de cinco minutos é dar uma pausa para o cérebro, executando algo diferente do que vinha desenvolvendo anteriormente. Dessa forma, ao retomar a tarefa o desempenho será muito melhor. Vale a pena ressaltar que após quatro pomodoros seguidos a pausa deve ser aumentada para vinte minutos.
É importante executar um planejamento básico do trabalho que desejamos realizar e elaborar uma lista das tarefas que precisamos desenvolver. Posteriormente, classificamos por grau de importância de cada uma e estabelecemos uma ordem lógica para a execução. Isto pode ser aplicado tanto nas atividades diárias quanto em projetos maiores.
A otimização do tempo
As pessoas que utilizam esse método têm a possibilidade de observar quantos pomodoros utilizam no desenvolvimento de cada tarefa. Pode não parecer, mas isto é muito importante. Dessa forma, aprenderemos a gerenciar melhor o tempo e perceberemos, por exemplo, que uma tarefa que levava cinco pomodoros pode ser realizada em quatro pomodoros.
Isto significa que a otimização do tempo quando se utiliza este método não vale a pena somente durante a aplicação da técnica. Com o passar do tempo, adquirimos mais agilidade para continuar otimizando ainda mais o nosso tempo. Na verdade, a Técnica Pomodoro apresentou resultados tão significativos que motivou a criação de um software para aplicações em diferentes plataformas e dispositivos.
Inicialmente era um método para ser utilizado de forma individual, mas com o tempo se mostrou eficaz nos trabalhos em grupo. Esta técnica não estimula somente a satisfação pela realização, mas também é uma tecnologia barata que utiliza, na sua versão mais simples, papel, lápis e um cronômetro.
Para aplicar a Técnica Pomodoro devemos seguir estes passos
- Listar as tarefas a serem executadas e escolher qual vai ser realizada primeiro
- Ajustar o cronômetro para marcar o tempo (25 minutos)
- Trabalhar na tarefa escolhida até que o alarme toque.
- Quando o alarme tocar, marcar um “x” na tarefa realizada
- Descansar por 05 minutos
- Iniciar outro período de 25 minutos, anotar outro x, descansar e assim sucessivamente até terminar a tarefa.
- Cada vez que completar quatro pomodoros, descansar por 20 minutos
Truques para melhorar a nossa Técnica Pomodoro
É essencial que durante cada pomodoro tenhamos a maior concentração possível em relação ao trabalho que estamos desenvolvendo, ou seja, precisamos evitar qualquer tipo de distração.
É muito útil saber quantos pomodoros utilizamos na realização de uma tarefa. Isso nos permite gerenciar o nosso tempo de forma mais eficiente e ter mais tempo para outras atividades.
Ao longo do tempo, e especialmente quando se trata de executar tarefas semelhantes, podemos nos propor metas. Por exemplo, realizar o trabalho em menos tempo ou melhorar a sua qualidade. Dessa forma, seremos mais eficientes e teremos mais tempo livre.
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